Zamówienia wspólne jako przykład kooperacji w zamówieniach publicznych

Posted By prawnik Konrad Różowicz

Podobnie jak wykonawcy łączą się w konsorcjum w celu zwiększenia swojej konkurencyjności, tak również zamawiający mogą wspólnie udzielać zamówień publicznych, uzyskując w zamian lepsze warunki cenowe i pozacenowe. Podjęcie takiego działania jest celowe m.in. ze względu na korzyści finansowe, jakie można uzyskać w przypadku zamawiania większej ilości dostaw, usług czy też robót budowlanych.

Nie należy jednakże bagatelizować zwiększenia poziomu przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi zamawiającymi, szerokiej wymiany doświadczeń czy też posłużenia się wyspecjalizowaną wiedzą danego podmiotu np. w zakresie posługiwania się dodatkowymi zrównoważonymi kryteriami oceny ofert. Przy dużych ilościowo zakupach istnieje wysokie prawdopodobieństwo uzyskania najlepszych efektów w stosunku do poniesionych nakładów. Zjawisko to określa się jako tzw. efekt skali[1].

Pod pojęciem zamówienia wspólne kryje się tożsamość przedmiotu zamówienia, np. wspólny zakup energii elektrycznej. Dla zaistnienia zamówienia wspólnego w rozumieniu przepisu art. 16 ust. 1 Pzp konieczny jest po stronie zamawiającego udział co najmniej dwóch jednostek administracji rządowej, jednostek samorządowych lub innych zamawiających.Możliwość skorzystania z dyspozycji art. 16 ust. 1 ustawy Pzp nie została ograniczona ze względu na rodzaj zamawiającego, co oznacza, że wszystkie podmioty zobowiązane do stosowania ustawy na podstawie art. 3 ust. 1 w związku z art. 2 pkt 12 ustawy Pzp, mogą podjąć decyzję o wspólnym przeprowadzeniu postępowania i udzieleniu zamówienia np. zamówienie wspólne może zostać udzielone przez kilka gmin ale także przez gminę oraz powiat. Ustawa Pzp nie wymaga spełnienia jakichkolwiek przesłanek dla podjęcia decyzji o udzieleniu zamówienia wspólnie, co oznacza, że zamawiający mogą skorzystać z dyspozycji art. 16 ust. 1 ustawy Pzp w każdym przypadku, jeżeli uznają to za uzasadnione i na podstawie zawartego między sobą porozumienia przeprowadzić wspólnie postępowanie i udzielić wspólnie zamówienia.

Na marginesie należy wskazać, że wyłonienie na podstawie art. 16 Pzp jednego z zamawiających do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia jest skuteczne w całym postępowaniu regulowanym Pzp, w tym na etapie postępowania skargowego przed sądem (Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 18 sierpnia 2011 r., XXIII Ga 380/11).

Zgodnie z treścią przywołanego przepisu, zamawiający mogą wspólnie przeprowadzić postępowanie i udzielić zamówienia, wyznaczając spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzania postępowania i udzielania zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz. Wyznaczenie wspólnego zamawiającego nie skutkuje utratą statusu zamawiającego przez pozostałe współpracujące podmioty. Oznacza jedynie formalną podstawę dla wyznaczonego podmiotu do skutecznego dokonywania czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w imieniu i na rzecz innych zamawiających.

Umocowanie dla jednego z zamawiających do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia następuje poprzez udzielenie pełnomocnictwa cywilnego obejmującego upoważnienie do działania w określonym zakresie. Upoważniony zamawiający występuje jako pełnomocnik pozostałych zamawiających. Upoważnienie do działania musi być sporządzone w formie pisemnej i regulować zasady współpracy między zamawiającymi w trakcie prowadzonego postępowania.

W procesie łączenia się w zamówieniu pojawiają się pewne przeszkody, które należy uwzględnić konstruując umowę regulującą współpracę. Przy dużej liczbie uczestników mogą rozmyć się pojedyncze interesy, co naraża całą grupę.Pojawia się także obawa przed utratą kontroli nad realizacją zamówienia. Barierę tę łatwo jednak wyeliminować poprzez odpowiednie zapisy umowy regulującej współpracę podmiotów wspólnie udzielających zamówienia publicznego.Ustanowienie jednego zamawiającego jako działającego w imieniu i na rzecz kilku zamawiających nie oznacza bowiem przeniesienia na niego prawa do podejmowania decyzji w stosunkach wewnętrznych pomiędzy zamawiającymi. Zamawiający wspólnie udzielający zamówienia, powinni w ramach umowy lub porozumienia uregulować w sposób transparentny wszelkie kwestie związane ze swym udziałem w postępowaniu i udzieleniu zamówienia, w tym również rozliczenia finansowe pomiędzy stronami.

Dodatkowo, zamawiający powinni precyzyjnie określić w umowie lub porozumieniu wymagania dotyczące samego zamówienia, jak również mogą wskazać zasady, jakie będą obowiązywały w ramach prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia (np. powołanie członków i sposób działania komisji przetargowej czy kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej).Porozumienie między zamawiającymi powinno doprecyzować także zasady podejmowania decyzji, np. przez utworzenie komisji przetargowej złożonej z pracowników wszystkich zamawiających.